Albarracín Óptica y Audiología · Nexodia
Manual del DUEÑO · Pablo

Lo que te toca a ti

El mostrador sube la agenda, marca quién vino y hace las llamadas (tiene su propio manual). Tú das el visto bueno a las reseñas y vigilas que todo siga en marcha: unos 5 minutos al día y un repaso a la semana.

Cada día

Lo de cada día, en el orden en que toca. Cada una con su captura de pantalla.

1. Mirar el Estado del sistema
Al empezar el día · 1 minuto
Por la mañana
  1. Entra en Inicio y baja hasta Estado del sistema.
  2. Si todo está en verde, ya está.
  3. Si una tarjeta dice falla u ojo, debajo pone Qué hacer. Síguelo.
  4. Si dice "Avisa a Nexodia", escríbenos: eso lo arreglamos nosotros.
  5. Si arriba sale un aviso de que una persona puede haber fallecido, abre su ficha y ciérrala o descártalo. Sus avisos ya están parados, pero su ficha sigue viva hasta que alguien lo diga.
Estado del sistema con tres tarjetas: WhatsApp, reseñas y cola de mensajes
De ejemplo, un WhatsApp sin vincular. En la tienda lo normal es verlo todo en verde.
2. Dar el visto bueno a las reseñas
Cuando tengas un rato · 2 minutos
Cada día
  1. Entra en Reseñas, pestaña Por responder.
  2. Cada reseña trae la respuesta ya redactada. Si te vale, pulsa Aprobar y publicar.
  3. Si no te convence, cámbiala en el mismo cuadro o pulsa Que la reescriba.
  4. Descartar la deja sin responder. Se puede recuperar desde la pestaña Todas.
Ahora mismo ninguna respuesta se publica sola: todas esperan a que las apruebes. Si un cliente edita su reseña, vuelve a salir aquí con lo que decía antes, lo que dice ahora y la respuesta que ya tenía.
Pantalla de Reseñas con respuestas redactadas esperando el visto bueno
Reseñas. La tercera es una que el cliente editó: sale lo de antes y lo de ahora.
3. Comprobar que se subió la agenda
Por la mañana · 30 segundos
Cada día
  1. En Inicio, en Últimos movimientos, tiene que salir "Agenda aplicada" de la noche anterior.
  2. Si no sale, recuérdaselo al mostrador: sin agenda no salen los recordatorios de las citas nuevas.
  3. Si la cifra citas antiguas sin marcar está en rojo, falta marcar la asistencia de algún día.
De la asistencia salen la petición de reseña a quien vino y el mensaje a quien no vino. Vale hasta 3 días después de la cita; pasado eso, esas personas se quedan sin su mensaje.

Cada semana

Un repaso a la semana, el día que te venga mejor.

1. Ver a quién le llega el aviso de revisión
2 minutos
Cada semana
  1. Entra en Revisiones y mira la pestaña Salen esta semana.
  2. Si a alguien no le debe llegar (se ha mudado, lo ha pedido...), tienes dos botones:
  3. Quitar aviso quita solo este aviso. Sí avisa cambia a No avisar y no le llega ninguno más.
Los que salen con sin WhatsApp pasan solos a Llamadas cuando les toca, para que el mostrador les avise por teléfono. Si la persona viene antes, su aviso se aplaza solo a un año después de esa visita.
Pantalla de Revisiones con la cola y la lista de personas
Revisiones.
2. Echar un ojo a los mensajes
1 minuto
Cada semana
  1. Entra en Mensajes. En Esperando turno ves lo que va a salir, a quién y con qué texto.
  2. Si alguno no debe salir, pulsa Cancelar en su fila.
  3. En Ya procesados ves lo que salió y si alguno falló.
No hace falta pulsar "Revisar qué toca enviar" ni "Enviar el siguiente": el sistema lo hace solo, dejando sus minutos entre mensaje y mensaje.
Pantalla de Mensajes con la cola y los ya enviados
Mensajes.
3. Que la lista de llamadas no crezca
30 segundos
Cada semana
  1. Entra en Llamadas. Es la gente a la que no se ha podido escribir.
  2. Si hay llamadas de hace días sin hacer, recuérdaselo al mostrador.
Pantalla de Llamadas con una lista por motivo
Llamadas.
4. Mirar quién ha cambiado qué
1 minuto
Cada semana
  1. Entra en Registro de cambios.
  2. Cada línea dice qué se cambió, qué había antes, qué hay ahora, quién y cuándo.
  3. Los botones de arriba separan Asistencia, Fichas, Mensajes...
No se puede borrar ni editar. Si algo raro ha pasado, aquí se ve quién lo hizo.
Registro de cambios con quién, dónde, qué y antes
Registro de cambios. La tabla se desliza hacia la derecha para ver el resto.

Cada mes

A primeros de mes.

1. Leer el informe mensual
5 minutos
Día 1
  1. Entra en Informe mensual. El día 1 se redacta solo el del mes que acaba de terminar.
  2. Arriba eliges el mes.
  3. Si vas con prisa, lee el final, Lo que deja el mes: lo que ha funcionado, lo que conviene mirar y qué hacer el mes que viene.
2. Ver cómo va en el Dashboard
2 minutos
Cada mes
  1. Entra en Dashboard: citas atendidas, reseñas, mensajes... con datos reales.
  2. Arriba a la derecha de cada gráfica eliges Diario, Semanal, Mensual o Anual.
  3. En las reseñas, mira la rejilla de mes a mes: un año por fila y doce columnas. Cuanto más azul, mejor fue ese mes, comparado con el mejor mes de toda vuestra historia. El mes en que arrancó el sistema va marcado en dorado, así que se ve de un vistazo el antes y el después.
Dashboard con la gráfica de citas atendidas por mes
Dashboard, vista mensual.

Cuando pase algo

Cosas que no pasan todos los días. Abre la que te haga falta.

Te llega un correo de que WhatsApp se ha desconectado
  1. Entra en Ajustes › Conexiones.
  2. En El teléfono de WhatsApp, pulsa Mostrar el código.
  3. Con el móvil del negocio: WhatsApp › Dispositivos vinculados › Vincular un dispositivo, y escanea el código.
  4. El código caduca en menos de un minuto: si se pasa, pide otro.
Cuanto antes, mejor. Mientras está desconectado no sale ningún mensaje: esperan en la cola y salen solos cuando vuelve. Si el corte pasa de 10 minutos, los recordatorios de las citas de hoy que estén a menos de dos horas pasan a Llamadas para el mostrador.
Apartados de Ajustes con Conexiones marcado
Ajustes, apartado Conexiones.
Hay que cerrar la ficha de alguien, o reabrirla
  1. Entra en Fichas, busca a la persona y baja hasta el final de su ficha.
  2. Pulsa Cerrar la ficha y elige por qué: lo ha pedido el cliente o ha fallecido.
  3. Para deshacerlo, entra en su ficha y pulsa Reabrir la ficha. Esto solo lo puedes hacer tú.
Al cerrarla no se le escribe nada más, se cancela lo que esperaba en la cola, se anulan sus citas futuras liberando el hueco y sin avisar a nadie, se retiran sus avisos de revisión y sus llamadas, y la ficha queda en solo lectura: ni datos, ni cita nueva. El mostrador también puede cerrarla; reabrirla, no.
Sus números de antes no se mueven: sus visitas y sus compras siguen contando en el Dashboard y en los informes de los meses pasados. La ficha sigue saliendo en el buscador marcada como cerrada, para que nadie escriba otra con el mismo nombre. Y el Excel del Visual no la reabre, aunque esa persona siga ahí. Al reabrirla, las citas anuladas no vuelven.
El sistema avisa de que alguien puede haber fallecido
  1. El aviso sale en Inicio nada más entrar, y también dentro de la ficha de esa persona.
  2. Ahí se lee lo que escribió la familia, tal cual.
  3. Si es eso, pulsa Cerrar su ficha. Si no, No es eso, dejarla como está.
Sus avisos de revisión ya están parados desde el momento en que el sistema lo leyó, así que no corre prisa. Lo que no hace nunca es cerrar la ficha solo: eso lo decide una persona.
Quieres cambiar el texto de un mensaje
  1. Entra en Ajustes › Mensajes y baja hasta Los textos.
  2. Cambia el texto del mensaje que quieras. Las palabras entre llaves, como {nombre}, se rellenan solas con los datos de cada persona.
  3. Pulsa Ver cómo queda y, si está bien, Guardar mensaje.
Los mensajes que ya están en cola salen con el texto de antes. Si quieres que cambien también, dínoslo.
Editor del texto del aviso de revisión anual
El texto del aviso de revisión, con sus llaves debajo.
Quieres cambiar el enlace de las reseñas o los datos del negocio
  1. Entra en Ajustes › El negocio: nombre, dirección, teléfono, enlace del mapa y enlace para dejar reseña.
  2. Cambia lo que haga falta y pulsa Guardar.
  3. Al guardarlo, el sistema abre el enlace para ver si funciona y dónde acaba.
El enlace de reseña tiene que llevar a la pantalla de escribir la reseña, no a vuestra ficha de Google: se parecen mucho y los dos abren. Cópialo siempre desde vuestra ficha de Google. Si algo no cuadra, queda un aviso en Inicio: en Últimos movimientos, marcado en rojo como fallo, y una semana en Estado del sistema (Fallos de los últimos siete días), que es lo que miras cada mañana.
Quieres cambiar el horario o cuántos mensajes salen al día
  1. Entra en Ajustes › Mensajes, apartado Cuándo se envía.
  2. Ahí están la hora de empezar y de acabar, los días, los minutos entre mensajes y el tope de cada tipo.
  3. Pulsa Guardar horario.
No bajes los minutos entre mensajes ni subas mucho los topes de golpe. Mandar en ráfaga es la forma más rápida de que WhatsApp bloquee el número. Los avisos de revisión salen a 10 al día a propósito: en junio de 2027 tocan 351 y se reparten solos.
Ajustes de cuándo se envía: horario, días, minutos y topes por tipo
Cuándo se envía.
Alguien del mostrador ha olvidado su contraseña
  1. Entra en Ajustes › Quién entra.
  2. En Las cuentas de tu equipo, escribe una contraseña nueva de 10 caracteres o más junto a su correo.
  3. Pulsa Ponerle esta y dísela.
Ellos no pueden cambiársela: se la pones tú. Tu propia contraseña se cambia en la misma pantalla, arriba.
Quién entra: tu contraseña y las cuentas del equipo
Quién entra.
Entra alguien nuevo al mostrador o se va alguien
  1. Dínoslo y creamos su cuenta o la quitamos.
  2. Cada persona entra con su propio correo: así se sabe quién sube cada agenda y quién marca cada asistencia.
No compartáis una misma cuenta entre varios: el Registro de cambios dejaría de decir quién hizo cada cosa.
Llega una reseña mala
  1. No se publica nada sola: la respuesta espera en Reseñas a que la apruebes.
  2. Léela con calma. Si la respuesta propuesta no te convence, cámbiala en el cuadro o pulsa Que la reescriba.
  3. Cuando esté a tu gusto, Aprobar y publicar.
Si el cliente la edita después, vuelve a salir en Por responder y la respuesta nueva sustituye a la publicada.
Alguien no quiere recibir más mensajes
  1. Lo normal es que lo haga el mostrador desde Fichas: casillas No quiere avisos de revisión o No escribirle nunca.
  2. Tú también puedes, desde su ficha o desde Revisiones con el botón Sí avisa (pasa a No avisar).
Si lo pide contestando por WhatsApp, el sistema lo lee y lo marca solo. Nunca le contesta.
Ficha de una persona con las dos casillas de mensajes
Las dos casillas de la ficha.
Un mensaje concreto no debe salir
  1. Recordatorios, reseñas, no vino o canceló: Mensajes › Esperando turno › Cancelar.
  2. Avisos de revisión: Revisiones › En cola › Cancelar.
Una agenda no debería contar como visita
  1. Entra en Ajustes › Agendas.
  2. En la columna Cuenta como visita, pulsa Que no cuente (o Que cuente para lo contrario).
Ahora cuentan ÓPTICA y AUDIOLOGÍA: venir a cualquiera de las dos aplaza el aviso de revisión a un año después. Una agenda nueva solo para recoger gafas, por ejemplo, no debería contar.
El mostrador confirmó un Excel equivocado
  1. Avísanos en el momento. No lo arregles subiendo otro por encima.
  2. En Agenda, en Últimas subidas del Excel, se ve qué archivo se aplicó, cuándo y cuántas citas nuevas, cambios y canceladas trajo.
Una cancelación por error manda un mensaje de "sentimos que no pueda venir": cuanto antes lo sepamos, menos mensajes salen.

Una vez al año

En enero, dos comprobaciones.

Subir la agenda RECORDATORIOS del año entero
En enero, antes del primer sábado · lo haces tú
Enero
  1. Exporta del Visual la agenda RECORDATORIOS con el año entero, desde el 1 de enero.
  2. Súbela por Agenda, igual que la de cada día, y confírmala.
  3. Para comprobarlo: en Revisiones, la cifra esperando su fecha tiene que haber subido.
Esta es tuya, no del mostrador. Ese archivo no toca ninguna cita: solo da de alta avisos de revisión de quien aún no ha venido. Si se exporta solo desde el día en que se sube, se pierden los recordatorios anteriores. Si se sube tarde no pasa nada: a quien ya está dentro le siguen llegando sus avisos.
Repasar los datos del negocio y los textos
10 minutos
Enero
  1. Ajustes › El negocio: dirección, teléfono y enlaces. Salen en los mensajes, en las llaves como {telefono_negocio}. Al guardar, el sistema abre los enlaces para comprobar que siguen funcionando.
  2. Ajustes › Mensajes: que ningún texto hable de algo que ya no hacéis.

Tus pantallas

El menú de la izquierda, de arriba abajo. En negrita, las que usa el mostrador; el resto solo las ves tú.

Menú del dueño con todas sus pantallas
  • Inicio · avisos del día, Estado del sistema y últimos movimientos.
  • Dashboard · gráficas de lo que ha hecho el sistema.
  • Informe mensual · el resumen de cada mes, redactado solo.
  • Agenda · donde se sube el Excel cada noche.
  • Fichas · cada persona: citas, mensajes, conversación y permisos.
  • Asistencia · marcar quién vino y quién no.
  • Llamadas · a quien no se ha podido escribir.
  • Mensajes · la cola de recordatorios, reseñas, no vino y canceló.
  • Revisiones · los avisos de revisión, con su propia cola.
  • Reseñas · las respuestas esperando tu visto bueno.
  • Registro de cambios · quién ha cambiado qué.
  • Ajustes · textos, horario, conexiones, agendas y cuentas.

Lo que hace el sistema solo

  • Recordatorio el día antes de cada cita y otro el mismo día. Si contesta al primero, el segundo ya no sale.
  • Petición de reseña al día siguiente, solo a quien vino y si no la ha dejado ya.
  • Mensaje a quien no vino y, aparte, a quien canceló, ofreciéndole otra cita.
  • Aviso de revisión al año de la última visita a Óptica o Audiología, y otro a los 7 días si no contesta.
  • Lee lo que contesta la gente y apunta quién no quiere más avisos, quién ya dejó la reseña y quién ha contestado, para que no salga como que no ha dicho nada. Nunca contesta por su cuenta.
  • Si la familia dice que alguien ha fallecido, para sus avisos en el momento y te lo deja en Inicio para que lo confirmes. La ficha no la cierra solo.
  • Cada noche a las 23:00 te manda al correo un PDF con todas las citas que quedan, por si un día el sistema se cae y hay que seguir con el papel.
  • Te avisa por correo si WhatsApp se desconecta. Mientras tanto los mensajes esperan en la cola y salen solos cuando vuelve.
  • Todo con calma: en horario, con minutos entre mensaje y mensaje y un tope al día, para que WhatsApp no bloquee el número.
El manual del mostrador está en manual-equipo-albarracin.pages.dev. Si algo no cuadra, escríbenos a Nexodia: todo lo que hace el sistema queda apuntado y se puede revisar.